La numérisation des notes de frais gagne du terrain

La numérisation des notes de frais gagne du terrain

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La transformation digitale des entreprises concerne un nombre croissant de tâches et de process. Les notes de frais n’y échappent pas. « Mais les sociétés qui la pratiquent ne représentent pas encore la majorité, observe Pierre-Emmanuel Tetaz, directeur général de SAP Concur pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique, filiale de SAP qui a réalisé, avec OpinionWay, un sondage décryptant les habitudes des salariés français en matière de gestion de leurs dépenses professionnelles. Seules 41 % des personnes que nous avons sondées disposent d’une solution qui permet la numérisation des notes de frais ».

Si la tendance évolue peu à peu, la saisie manuelle des données reste encore la plus courante. Il faut en moyenne 27 minutes à un salarié pour gérer une seule note de frais. « Le gain de temps est ce qui apprécié en priorité par 42 % des utilisateurs équipés d’un outil de numérisation, devant la garantie d’un remboursement plus rapide, citée par 38 % des sondés », détaille Pierre-Emmanuel Tetaz. Autres chiffres éloquents : 95 % des salariés qui utilisent la dématérialisation en sont satisfaits et 83 % de ceux qui ne l’utilisent pas aimeraient pouvoir le faire.

Un nouvel événement pourrait pousser les entreprises à se doter rapidement d’outils de dématérialisation. Paru il y a environ un an au Journal Officiel, l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier, autorise les organisations à conserver les justificatifs au seul format numérique. « N’étant plus contraintes de garder les reçus physiques, les entreprises vont sans doute faire le choix d’automatiser toute la chaîne, explique Pierre-Emmanuel Tetaz. Nous proposons déjà un outil permettant au salarié de photographier sa facture avec son smartphone. A terme, notre solution pourra certifier la copie au regard des exigences de l’administration fiscale et se charger de l’archivage des justificatifs ainsi dématérialisés ».

Jusqu’à présent, pour traiter leurs notes de frais, les collaborateurs avaient comme interlocuteurs habituels le responsable des achats, le directeur financier, la direction des ressources humaines, ou le service informatique. « Désormais, c’est de plus en plus souvent le chief digital officer ou le responsable de la transformation qui est en charge du sujet », constate Pierre-Emmanuel Tetaz.

Longtemps vécue comme un casse-tête, avec son lot d’erreurs engendré par la saisie manuelle et la crainte d’égarer le précieux justificatif, la gestion des notes de frais pourrait progressivement passer en mode 2.0, et simplifier ainsi la vie des collaborateurs et des services dédiés.

A la Une – Les Echos Business

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